Power BI Service dynamic subscriptions
Dynamic subscriptions kennen we allemaal. Ook wel bekend onder de term Report Bursting. Binnen report server bijvoorbeeld is het al lange tijd mogelijk om gebruikers afhankelijke rapportages te distribueren. Een rapportage wordt dan dynamisch gefilterd en verstuurd naar bijvoorbeeld de sales managers. Ze ontvangen dan alleen de data die voor hen relevant is.
Via een omweg was dit ook al wel met de Power BI Service mogelijk. Daar schreef Dennis eerder een artikel over: Report bursting met Microsoft Power BI rapporten. Dit is nu ook beschikbaar (in preview) op paginated reports in de Power BI Service.
Subscriptions
Via een subscription kan je je op verschillende manieren abonneren om een rapportage. We kennen de subscription natuurlijk al vanuit Reporting Services, maar ook in Power BI Report Server is deze standaard beschikbaar. Je kan je dan abonneren op een rapportage, zodat deze via e-mail wordt verstuurd of op een share kan worden weggeschreven. Qua formaat kan er gekozen worden uit onder andere:
- Excel
- Word
- Powerpoint
- CSV
- XML
In de Power BI Service kan een rapport overigens alleen nog maar gemaild worden en niet worden weggeschreven. Voor additionele functionaliteit kan er eventueel gebruik gemaakt worden van Power Automate, zoals Dennis al eerder heeft beschreven in zijn blog. Deze functionaliteit werkt nu ook met een Premium Per User licentie.
Benodigdheden
Om een dynamic subscription te kunnen aanmaken is een paginated report nodig met 1 of meerdere parameters. Deze parameters worden later tijdens de configuratie van de subscription gevoed door de lijst met ontvangers. De parameter hoeft overigens geen e-mailadres te zijn, dit kan ook ander veld zijn waarop gefilterd moet worden.
Via een subscription kan je je op verschillende manieren abonneren om een rapportage.
Op dit moment is de preview feature alleen nog maar beschikbaar als je beschikt over een Premium Capacity, Fabric Capacity of Fabric Trial abonnement.
Dynamic Subscription aanmaken
Bij het aanmaken van een subscription op een paginated report kan er gekozen worden voor een standaard subscription of een dynamic subscription, waarna er een overzichtelijke wizard wordt gestart voor het aanmaken van de subscription.
Na het selecteren van de dynamic subscription kan er vanuit een bestaande dataset een lijst met ontvangers worden aangemaakt. Deze kan ook verrijkt worden met data die gebruikt wordt als parameter voor de rapportage of data die in de mail naar de ontvangers kan worden gebruikt.
Bij het opmaken van de e-mail en het selecteren van de parameters kunnen de velden vanuit de in de vorige stap gedefinieerde data worden geselecteerd, waarna de subscription kan worden gescheduled. Het aanmaken van de subscription werkt verder heel eenvoudig en intuïtief.
Conclusie
De dynamic subscription is een mooie toevoeging aan de functionaliteit binnen de Power Bi Service. Voor bepaalde doeleinden is deze functionaliteit toch vaak gewenst. Het is jammer dat de functionaliteit nog niet beschikbaar is binnen de Premium Per User licentie, maar wellicht dat deze functionaliteit in de toekomst ook daar beschikbaar komt. Als alternatief is de oplossing via Power Automate nog steeds handig.
